Как создать корпоративную почту на своём домене

Плох тот бизнес, который не может организовать слаженную систему корреспонденции. Если не получается наладить доставку писем почтовыми совами, как в «Гарри Поттере», настройте корпоративную почту на своём домене. С панелью ispmanager это сделать проще, чем покормить сову с руки.

Выкатываем подробный гайд, как создать корпоративную почту на своём домене и VPS c ispmanager или мигрировать из другого почтового сервиса и не остаться общипанным, как индейка в День благодарения. Итак, взлетаем!

Корпоративная почта — вариант электронной почты, установленный на домене организации. Такой почтой пользуются только в рабочих целях, а в названии можно увидеть имя сотрудника или название отдела компании. В корпоративной почте не используются стандартные почтовые домены: gmail.com, mail.ru, yandex.ru — они подходят только для личных почтовых ящиков.

Корпоративная почта — один из обязательных атрибутов бизнеса, как логотип или сайт. Она показывает статус компании, повышает запоминаемость бренда и лояльность пользователей. Письмо, полученное от компании, с большей вероятностью откроют и прочтут, чем отправленное с личного ящика неизвестного человека.

Ещё корпоративная почта даёт плюшки для бизнеса:

• упрощает и ускоряет общение с клиентами;
• формирует защищённую сеть для общения работников;
• может использоваться как файлообменник;
• помогает контролировать активность сотрудников.

Кроме того, письма, отправленные через корпоративную почту, реже попадают в спам и лучше защищены от злоумышленников благодаря системе дополнительных спам-фильтров и антивирусов. В общем, одни плюсы, особенно если учитывать, что корпоративную почту можно сделать условно бесплатной, разместив на собственном сервере.

Теперь разберёмся, как правильно настроить корпоративную почту, чтобы письма не уходили в спам, а долетали до своих адресатов. Вариантов два:

1. Использование готовых сервисов: например, VK WorkMail или «Яндекс 360». С апреля 2023 года популярные сервисы для создания доменной почты стали полностью платными. Для запуска почты теперь нужно выбрать тариф, оплатить подписку и укладываться в тарифные ограничения — это затратно и не всегда удобно.
2. Создание почты на своём домене. Почта развёртывается на сервере, который уже используется для сайта или веб-приложения. Такой вариант сложнее в реализации, однако предполагает больше возможностей для настройки. Кроме того, почта на своём домене, как правило, оказывается дешевле.

Подскажем, как развернуть корпоративную почту на сервере VPS c ispmanager — без сложной настройки Linux и дешевле, чем при использовании готовых решений.

Почтовые ящики в корпоративной почте объединены почтовым доменом. Чтобы создать почтовый домен в ispmanager, переходим в раздел «Почта» — «Почтовые домены» и выбираем «Создать».

Далее остаётся ввести доменное имя для корпоративной почты, указать владельца почтового домена и IP-адрес. Если оставить в настройках IP параметр «получить автоматически», домен привязывается к наименее нагруженному адресу.

В завершение к почтовому домену можно подключить опции, которые повысят безопасность корпоративной почты. Доступны:

1. SpamAssassin — средство фильтрации спама, отсеивающее письма по библиотеке шаблонов и списку транспортных агентов.
2. Проверка на вирусы — антивирусное ПО, которое проверяет прикреплённые к письму файлы.
3. DMARC для домена — технология защиты от фишинга. Позволяет определить, что письмо действительно пришло с указанного адреса.
4. Защищённое соединение (SSL) — протоколы SSL/TLS, которые шифруют трафик между клиентом и почтовым сервером.

Кроме того, стоит указать действие по умолчанию, которое определит, что сделает сервер, если получит письмо на несуществующий почтовый ящик. Сервер может сообщить об ошибке, удалить и проигнорировать письмо или перенаправить на заданный адрес.

После добавления домена можно приступать к созданию почтового сервера, который будет принимать и отправлять электронные письма. Создать сервер можно в меню «Настройки» — «Конфигурация ПО». Далее требуется отметить в списке почтовый сервер и нажать «Изменить».

Ispmanager работает с двумя типами серверов: Exim и Dovecot. Первый отвечает за пересылку писем, второй учитывает квоты и переправляет письма в почтовые ящики. Для правильной работы корпоративной почты важно установить оба почтовых сервера.

Здесь возможна и установка всех инструментов, доступных при создании почтового домена. При включении антивируса, защиты от спама или фишинга на почтовом сервере, инструменты будут работать на всех подключённых почтовых доменах.

В панель управления можно перенести уже существующий почтовый сервер. Разберём, как провести импорт почты в ispmanager. На выбор три разношёрстных варианта, но обо всём по порядку.

Перед миграцией почтового сервера в ispmanager важно подготовиться: проверить наличие ограничений и настройки импорта. В панель можно перенести только ящики с IMAP — важно проверить, включён ли протокол перед миграцией. При импорте в одноимённый почтовый ящик содержимое файлов в панели будет перезаписано — об этом тоже нужно помнить.

Для пользователей в ispmanager есть квоты под дисковое пространство, почтовые домены и ящики, которые нужно учитывать при переносе почты.

Проверить квоты можно через дашборд в разделе «Ограничения».

Ispmanager работает с двумя типами серверов: Exim и Dovecot. Первый отвечает за пересылку писем, второй учитывает квоты и переправляет письма в почтовые ящики. Для правильной работы корпоративной почты важно установить оба почтовых сервера.

Администратор панели управления может расширить квоты для импорта почты. Для этого необходимо перейти в раздел «Пользователи», выбрать юзера и нажать «Изменить». Далее остаётся указать параметры квот для пользователя — количество доступных почтовых доменов и ящиков.

Просмотреть доступное место на диске можно и через дашборд, в разделе «Ресурсы сервера».

Если после снятия ограничений места недостаточно, придётся обратиться к хостинг-провайдеру и сменить тарифный план хостинга.

После проверки квот можно приступать к импорту почты. Для запуска миграции переходим в раздел «Почта» и в панели инструментов открываем «Импорт».

В форме импорта необходимо указать параметры доступа к копируемой почте.

Вариантов для переноса несколько:

• IMAP. Подходит для переноса одного почтового ящика, потребуется пароль от почты. При импорте по IMAP нужно указать адрес почтового сервера, email и пароль от ящика.
• CSV-файл. Позволяет скопировать почту сразу с нескольких ящиков. Для корректной миграции файл должен состоять из записей «адрес_почты,пароль». Например, email@exampledomen.com,password1.
• «Яндекс 360 для бизнеса». Тоже подходит для переноса нескольких ящиков. Для миграции нужно сгенерировать токен доступа или подключиться через портальный пароль к IMAP.

Кстати, на канале ispmanager есть подробное видео обо всех способах импорта почты.

При копировании нескольких ящиков доступна опция «Игнорировать существующие ящики». Если опция выключена, при миграции вся почта перезапишется, а пароль поменяется.

После запуска миграция пройдёт в фоновом режиме, и при успешном переносе почты появится соответствующее уведомление. По завершении импорта важно перенести DNS почтового домена под управление в ispmanager или вручную настроить MX-записи. Подробнее о переносе DNS есть в документации панели.

Миграция через сервис «Яндекса» позволяет перенести все данные с почты. Для импорта можно использовать IMAP или сгенерировать токен доступа по протоколу OAuth 2.0. Для этого перед переносом почты требуется открыть доступ на стороне «Яндекса 360» к почтовым ящикам через токен или по портальному паролю в IMAP.

В ispmanager токен создаётся автоматически — достаточно нажать «Получить токен» в окне импорта и после авторизоваться в форме «Яндекса». Сгенерированный файл сам подставится в поле «Токен», после чего останется выбрать организацию, домены и ящики для импорта данных.

После переноса почты напротив каждого почтового ящика появится статус импорта: «успешно» или «завершено с ошибкой».

Для удобной работы с почтой в ispmanager можно использовать установленный клиент — Roundcube. Чтобы перейти в интерфейс Roundcube, необходимо в разделе «Почта» выбрать нужный ящик и нажать на «Почтовый клиент» в панели инструментов.

Сервис поддерживает основные языки и почтовые протоколы, умеет сортировать папки и письма, а ещё поддерживает интеграцию с прочим софтом. Например, с облачными хранилищами.

При необходимости к любому ящику можно подключить другой почтовый клиент. Для этого следует выбрать ящик, нажать «Редактировать» — «Настройки почтовых клиентов».

Далее остаётся указать настройки нужного клиента и сохранить изменения.

В панели доступен ряд инструментов для защиты ящиков и проверки писем. Перечислим основные:

• Белый и чёрный списки. Базовая фильтрация для серверов Exim, которая поможет заблокировать или пропустить конкретные email или IP-адреса.
• Библиотека адресов со спамом DNSBL. Сервис содержит список IP-адресов и доменов, которые ранее были зарегистрированы как спамерские. Если проверка по DNSBL включена, сервис будет проверять наличие отправителей в спамерской базе. Сервис включается в настройках Exim.
• Система защиты от спама Greylisting. При получении письма сервер запрашивает повторную отправку. Если отправитель не спамер, будет вторая отправка, которая уже пройдёт через спам-фильтр.
• Система защиты от спама Greylisting. При получении письма сервер запрашивает повторную отправку. Если отправитель не спамер, будет вторая отправка, которая уже пройдёт через спам-фильтр.
• Бесплатный антивирус ClamAV. Устанавливается как дополнительный пакет и отклоняет все письма, где обнаружены заражённые файлы во вложениях.

Последние два инструмента можно подключить в разделе «Настройки» — «Конфигурация ПО».

Дополнительно к каждому почтовому домену можно настроить защищённое соединение по протоколам SSL/TLS и подключить спам-фильтр и защиту от фишинга по технологии DMARC.

Даже если с почтовыми совами не задалось, всегда можно опробовать все фишки корпоративной почты в ispmanager. Обширный набор преимуществ нашей панели облегчает работу с почтой и без волшебной палочки. Здесь:

• управление почтой и доменами в единой системе;
• масса возможностей для персональной настройки сервера с мощной системой безопасности;
• возможность контролировать сайты, файлы, базы данных и веб-приложения из одной панели;
• и всё это — не дороже билета до Хогвартса.

Оценить все плюшки можно лично, затестив триальную версию платформы на своём сервере.